Esta pandemia del Covid-19 “Corona Virus” nos motiva a modificar muchos de nuestros hábitos. En lo que refiere a la coordinación de equipos de trabajo, sean asociativos (empresariales) como contractuales o gerenciales, la utilización de programas de “reuniones remotas” vienen siendo una herramienta valiosa y necesaria. Basados en nuestra experiencia, hemos generado un sintético “protocolo” a tener en cuenta para quienes participen de este tipo de reuniones. Aquí una guía práctica que esperamos les sea de utilidad.

Cordialmente.

Cr. Antonio C. Maeso

Hoy son varios los programas que existen para realizar reuniones remotas. Después de haber probado tres de ellos recomendamos su uso según necesidades: Team Viewer, Skype y Zoom.

Para reuniones empresariales recomendamos preferentemente Team Viewer (TV) o Zoom (Z). La versión gratuita de TV es muy efectiva, lo que no tiene las prestaciones que tiene Z. En cambio Z, tiene funciones muy interesantes solo que su versión gratuita solo permite una participación de hasta 25 personas y por el tiempo de 40 minutos. El costo mensual de Z en su aplicación más económica es de aproximadamente U$S15.

Sea con cualquiera de ellos como así también Skype o en algún caso video conferencia de whatsapp, todo integrante de la reunión debería tener en cuenta algunos comportamientos para que estas reuniones sean efectivas. Aquí un “top ten” de recomendaciones:

1. Ordenamiento y preparación de la reunión. Previamente a efectivizar la reunión deben estar claramente definidos los temas a tratar. Esto aplica para cualquier reunión del equipo de trabajo solo que, particularmente en las reuniones remotas esto cobra mayor trascendencia motivando a una futura utilización.
   
   
2. Priorizar temas. Deben identificarse con precisión la cantidad de temas que puedan ser analizados en el tiempo especificado. Definir un orden de prioridades y quitar los temas que pueden tratarse en reuniones posteriores, facilitaría la fluidez del tratamiento de los mismos siendo esto fuente de motivación a realizar próximas reuniones.
   
   
3. Definición de día y hora. Debe definirse un día y una hora de realización de la reunión. Hora de comienzo y hora de finalización. Como en cualquier otra reunión algunos podrán asistir y otros no. Lo importante es que la misma se efectivice con la cantidad de personas que puedan tomar decisiones. Esto sobre todo para los equipos de trabajo asociativos. En caso de un equipo gerencial o contractual se aplicarán las normas que la empresa dispuso para los casos de reuniones presenciales.
   
   
4. Tiempo de reunión. La reunión debe ser dinámica y participativa. Nuestra recomendación es que las reuniones remotas no deben sobre pasar la hora y media de duración con un máximo de dos horas en casos excepcionales. Es mejor hacer varias reuniones que un maratón de reunión. Debe respetarse el horario definido.
   
   
5. Puntualidad. Las personas que asistan deben comprometerse a ser puntuales. La reunión comenzará a la hora acordada. Solo se esperará en los casos de que la reunión requiera quorum para de toma de decisiones. Con el quorum mínimo y necesario se iniciará la reunión. También, la reunión debe finalizar a la hora prevista y solo podrá extenderse con la aprobación de todos. En este caso, también hay que definir una nueva hora de finalización.
   
   
6. Compromiso en la asistencia. La persona que asista a la reunión tiene que tener claro que estará pendiente de la reunión y no de otros temas externos. Recordemos que en algún caso la asistencia puede realizarse desde el hogar. El participante debe asegurarse de evitar intercalar los problemas domésticos con los de la reunión.
   
   
7. Lugar donde instalarse. Este punto tiene una vinculación directa con el anterior. En el caso que se conecte desde su hogar, debe elegirse un lugar donde puedan evitarse las interrupciones. Tener en cuenta la posible interrupción de niños, mascotas o cualquier otro foco de distracción.
   
   
8. Responsabilidad en la participación. Debe comunicar a todas las personas en su entorno que eviten interrumpirlo/a. La concentración en los temas facilitará la efectividad de la resolución de temas.
   
   
9. Escuchar a integrantes. Los participantes deben evitar las interrupciones a quien está exponiendo. En las reuniones remotas se debe ser ordenado, escuchar al otro y pedir la palabra. La mecánica de pedir la palabra es diferente en cada programa, en algunos aparece una manito solicitándola. También se puede aprovechar el chat, etc. Lo importante es que cada integrante este dispuesto a calmar su ansiedad, respetar los participantes, ser ordenado y pedir la palabra cuando lo considere.
   
   
10. Coordinador o articulador. El articulador es parte importante en la reunión y deberá accionar todo su conocimiento como lo hace en reuniones presenciales. En el caso particular de reuniones remotas el factor “tiempo” es una variable importante que debe tener en cuenta. Si la cantidad de temas fueron los acertados deberán definirse todos en el tiempo acordado. En el caso de que algún tema amerite la utilización de más tiempo que el planificado, el coordinador debe expresarlo haciendo conciencia de ello. Si se resuelve invertir más tiempo, continuará con la reunión siempre que no sobre pase el tiempo estipulado. Los temas de menor prioridad pasarán para la siguiente reunión.
    

También deberá controlar el tiempo de exposición de cada participante. No es lo mismo esta situación en una reunión presencial que en una remota. Los participantes deben sentir que están aprovechando en forma fructífera su tiempo.

Finalmente, el articulador deberá tener en cuenta todas las estrategias y habilidades conocidas como guía, en una reunión de equipo.