En complementación a nuestro último artículo “Protocolo para reuniones de Equipos de trabajo vía remota”, consideramos oportuno precisar algunos tópicos con referencia a la plataforma que más hemos utilizando, Zoom.
Previamente a introducirnos en tema, deseo compartirles que la foto de portada es de una reunión personal con el equipo de un programa televisivo en el que participo: BUSCADORES en VTV (@buscadorestv en twiter, Instagram, facebook y youtube). Gracias por permitirme exponerlos en portada.
Hay que tener muy claro que no es lo mismo coordinar una reunión presencial que una remota. Tienen grados de dificultad diferente y también consideraciones diferentes.
Dependiendo del tipo de comunicación que pretendamos realizar es que debemos tener en cuenta algunos aspectos tendientes a maximizar los beneficios de la herramienta para realizar “reuniones efectivas” y a la vez minimizar los riesgos que puedan provocar distorsiones tendientes a desestimular la participación y desvalorizar este tipo de plataformas.
Recordemos previamente los 10 tópicos a tener en cuenta para una reunión efectiva vía remota:
- Ordenamiento y preparación de la reunión.
- Priorizar temas.
- Definición de día y hora.
- Tiempo de reunión.
- Puntualidad.
- Compromiso en la asistencia.
- Lugar donde instalarse.
- Responsabilidad en la participación.
- Escuchar a integrantes.
- Coordinador o articulador.
Para quienes deseen profundizar en esos puntos: https://equiposdetrabajo.com.uy/protocolo-para-reuniones-de-equipos-de-trabajo-via-remota/
Lo que expondremos pretende ser una guía práctica, rápida y simple a tener en cuenta, sin esperar agotar todas las variables que se desprenden de la utilización de esta herramienta. Más aún, nos serían muy valiosos sus aportes.
En el caso anterior expusimos a nivel general algunos tópicos a tener en cuenta. Ahora vamos a desarrollar algo más del punto 10.
Algunas consideraciones que el organizador – anfitrión (como lo llama Zoom) debe tener en cuenta para lograr una “reunión efectiva”.
- PREPARACIÓN PREVIA DE PARTICIPANTES.
Es fundamental realizar al menos una mínima capacitación previa a quienes participarán de la reunión. No todos están familiarizados con la herramienta. Además de trasmitir las formas también hay que corroborar su facilidad de conexión, familiaridad con los elementos informáticos, etc. En este sentido sugerimos realizar pruebas previas a través de la PC como también por el celular.
- TODOS EN SILENCIO
La primera regla es que quien va a exponer tendrá liberado el micrófono y todos los demás deben tenerlo silenciado. Lo mejor es que cada participante tenga claro esto y silencie su micrófono. De no ser así el anfitrión que programó la reunión puede silenciar a los participantes. Sugerimos que el anfitrión trasmita a todos previamente que se tomará el derecho a silenciar a quienes no lo hagan por olvido o desconocimiento. En este sentido, el anfitrión también debería tener el micrófono silenciado a no ser que tenga plena seguridad de que el sonido ambiente a su alrededor es nulo.
- IDENTIFICACIÓN
Este es un tema que muchos no hacen atención y es importante. Cada cuadrante debe estar debidamente identificado con el nombre de la persona que está participando. Muchas veces cuando a Zoom lo utilizan varias personas en un mismo ordenador, el nombre de la persona quedó de la conferencia anterior. Hay que entrar en “participantes” y exponer el nombre correcto. En el caso que la reunión sea de pocas personas y todos se conozcan puede evitarse pero es muy importante para grupos numerosos donde no todos se conocen.
- PARTICIPACIÓN
Quien desee participar debe utilizar el ícono que muestra su interés en hacerlo. Este se encuentra en “participantes”. Aparece en su cuadrante una manito de color azul que indica que esa persona le interesa participar. El anfitrión debe estar atento a estas solicitudes y dar la palabra ordenadamente a medida que aparezcan estas manitos. Una vez que realice su participación, cada integrante debe bajar la mano. Si no lo hace, lo puede hacer el anfitrión.
- CHAT
Mientras se realizan exposiciones se pueden realizar conversaciones por chat entre todo el grupo o en forma privada entre participantes. Esto si el anfitrión lo ha configurado para habilitarlo. Es una herramienta valiosa que el anfitrión debe estar muy atento ya que algún integrante podría estar trasmitiendo algún tema importante para atender. Los participantes pueden comunicárselo por esta vía sin entorpecer a quien está exponiendo. Cada vez que se envía un mensaje por chat, el programa se lo hace notar al anfitrión. Estar atentos a estas indicaciones.
- UNA PERSONA POR CUADRANTE
Algunos participantes entran a la reunión por su PC y también lo hacen por su celular. Generalmente lo hacen por razones fortuitas que pueden ser: no se escucha el audio, no sale el video, están en la PC pero desean trasladarse, etc.. Entonces entran por dos lados diferentes. Esto hay que evitarlo!! Sobre todo para cuando hay que realizar una votación o para una mejor visualización ya que cuando hay más de 12 participantes se agrega una pantalla adicional que dificulta la visual para hacer evaluaciones.
- EXPOSICIÓN DE ARCHIVOS
Hoy Zoom es una de las plataformas más poderosas del mercado. Sin lugar a dudas en el corto plazo aparecerán otras y probablemente con prestaciones adicionales. Un diferencial importante de Zoom “hoy” es que se pueden realizar presentaciones trayendo a la pantalla lo que se desee exponer (Share Screem). Mientras aparece la presentación, los participantes se trasladan visualmente hacia la derecha de la pantalla generándose varias páginas con los mismos. Disminuye la cantidad de visualización de participantes para motrar el documento, diapositivas o video. Esto hace que el anfitrión no pueda ver si tienen la manito levantada para participar aunque el propio programa envía un aviso como también si hay una comunicación por chat. Hay que estar bien atentos a esto.
- VOTACIÓN
Dos escenarios pueden surgir cuando se tenga que realizar una votación en una reunión de asamblea o grupo asociativo empresarial. Una de ellas se plantea si estamos en una sola pantalla por la cantidad de integrantes. En este caso, la contabilidad de la cantidad de votantes es muy simple. Con solo levantar la mano, el anfitrión puede contar voto a voto y asunto concluido. El problema se genera cuando hay más de una pantalla por haber muchos participantes en la reunión ya que al pasar de una pantalla a la otra, repite algunos integrantes de la pantalla anterior. Entonces la mejor forma en este caso particular es utilizar el chat. En caso de no utilizar el chat también puede realizarse la anotación de participante por participante, solo que aquí hay que pedirles que dejen la mano levantada y es mucho más lento y engorroso para el votante. El chat tiene la posibilidad de guardarse para luego chequearlo.
- GRABACIÓN
Hasta el momento no hemos utilizado esta posibilidad. De cualquier manera consideramos que deben saber que pueden hacerlo. La plataforma habilita que se grave la conversación. En este sentido es MUY IMPORTANTE que el anfitrión solicite previamente la autorización para accionar en este sentido.
- CONFIGURACIÓN
Todo coordinador que vaya a utilizar esta plataforma en forma asidua debe configurarla según sus expectativas y necesidades. Existen muchas variables que debemos definir como por ejemplo si quieren que se ingrese con contraseña o no, también que ingresen a la reunión todos en silencio, grabar la conversación automáticamente, seleccionar el tipo de audio, permitir que los participantes entren en la reunión antes que el anfitrión, permitir o no la habilitación del chat entre integrantes, etc. etc.
Como una primera reseña de los temas más importantes, consideramos que estos tips pueden ayudar a quienes están comenzando a aplicar esta herramienta como coordinadores, articuladores, anfitriones.
Esperamos les sea de utilidad.
